- Chức vụ (Job title): CV Cung ứng (Procurement Executives)
- Khối/ Phòng ban (Division/ Department): Phòng Cung ứng- Mua Sắm (PUR)
- Báo cáo trực tiếp cho: – P. GD phụ trách xây dựng & Phát triển dự án
– Quản lý phòng Cung ứng- Mua sắm (PUR)
I. Nhiệm vụ và chi tiết các nhiệm vụ (Main duties & responsibilities)
- Tiếp nhận các yêu cầu mua hàng, vật tư, thiết bị, hàng hóa, dịch vụ, VPP-NYP vv..vv.. từ các dự án/ công trình và của các Phòng/ Ban Công ty;
- Phân tích các yêu cầu mua vật tư và dịch vụ. Hợp lý hóa và tối ưu hóa vật tư-dịch vụ cần cung cấp;
- Liên hệ các nhà cung cấp, kiểm tra năng lực nhà cung cấp, đơn giá và chất lượng, lập bảng so sánh, đánh giá sản phẩm và dịch vụ để lựa chọn NCC tốt nhất;
- Kiểm tra NCC, nhà máy, trang bị máy móc, quy trình sản xuất, quy trình kiểm soát và đảm bảo chất lượng sản phẩm ..vv..vv.. của các NCC đối với các đơn hàng giá trị và số lượng lớn. Lập hồ sơ và trình đề xuất chọn NCC;
- Lập đơn đặt hàng khi NCC đã được duyệt. Khi tiến hành mua hàng, phải được thông qua và đồng ý về chất lượng, giá thành và được phê duyệt từ Trưởng phòng PUR;
- Theo dõi quá trình sản xuất, tiến độ và giao hàng của các NCC, đánh giá việc thực hiện Hợp đồng của các nhà cung cấp;
- Cập nhật tình trạng kho, kiểm soát báo cáo hao hụt vật tư; tính toán khối lượng vật tư cần đặt hàng, kiểm soát chất lượng hàng về;
- Kiểm tra báo cáo vật tư hàng tuần và báo cáo Nhập xuất tồn hàng tháng của Thủ kho trước khi chuyển báo cáo cho nhân viên thống kê;
- Thu thập hóa đơn, chứng từ (biên bản bàn giao, nhập kho, chứng chỉ xuất xứ, chất lượng, bảo hành …) của các loại vật tư, thiết bị cung cấp cho công trường;
- Theo dõi và lập đề xuất thanh toán các loại vật tư, thiết bị đã cung cấp cho công trường, Hoàn tất các hồ sơ thanh toán, các khoản chi phí có liên quan, đảm bảo thanh toán đúng hạn cho nhà cung cấp;
- Soạn thảo, đàm phán các điều kiện và theo dõi các hợp đồng cung cấp dịch vụ, vật tư, thiết bị cho các dự án;
- Lập các quy trình, biểu mẫu, triển khai và cập nhất cho việc áp dụng các quy trình hệ thống liên quan đến công tác cung ứng và mua sắm;
- Lưu trữ, lập danh sách cơ sở dữ liệu các nhà cung cấp, thiết lập ngân hàng giá các mặt hàng và gán mã các mặt hàng cho việc theo dõi và quản lý;
- Phân tích tình hình thị trường các biến động và các yêu tố liên quan để tìm các thông tin về giảm giá các vật tư, thiết bị mức độ khan hiếm hoặc dư thừa cùng với mẫu vật tư, thiết bị, và để đàm phán cho việc giảm giá hoặc đề xuất mua dự trữ các mặt hàng khi mua hàng;
- Xây dựng và phát triển các mối quan hệ với các NCC, tìm kiếm và cập nhật thường xuyên, liên tục các NCC tiềm năng;
- Cập nhật các thông tin liên quan đến các nhà cung cấp, năng lực, sản phẩm, đơn giá, thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, phương thức thanh toán, tiềm năng phát triển ..vv..vv.. để khi có yêu cầu có thể chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất;
- Tìm kiếm các nhà cung cấp chiến lược và đề xuất các vật liệu, thiết bị mới, ứng dụng đem lại hiệu quả cho công trình, Công ty;
- Thực hiện các báo cáo định kỳ hàng tuần, hàng tháng và đột xuất (nếu cần) về Hợp đồng, các phiếu yêu cầu mua hàng, tổng hợp giá trị thanh toán và kế hoạch thanh toán để cung cấp thông tin cho các Phòng/ Ban và BGĐ;
- Các hạng mục công việc khác có liên quan.
II. Yêu cầu công việc:
- Nam – Nữ / Tuổi từ 23 đến 50 / có ngoại hình ưa nhìn, thân thiện / Sức khỏe tốt.
- Trình độ học vấn / chuyên môn: Đại học, cao đẳng, ưu tiên chuyên nghành Kinh tế, Marketing, Xã hội nhân văn, kiến trúc, kinh tế xây dựng, Kỹ thuật;
- Kiến thức/ Năng lực:
- Có chuyên môn về Cung ứng cho các công ty về Xây dựng, kỹ thuật… có các kỹ năng sử dụng máy tính, tin học văn phòng;
- Có kiến thức làm việc cho dự án công trình ưu tiên biết xem và hiểu các gói thầu về xây dựng;
- Có kiến thức về lập kế hoạch, tổng hợp, thu thập và tổng hợp dữ liệu. Kiến thức về lĩnh vực cung ứng vật tư/ thiết bị, đấu thầu, quản lý dự án đầu tư xây dựng, am hiểu quy trình và trình tự triển khai thi công công trình xây dựng.
- Kỹ năng: Phân tích, tổng hợp, lập báo cáo, giao tiếp, đàm phán, thuyết trình, thuyết phục tốt.
- Kỹ năng giao tiếp, trình bày, tổ chức, quản lý công việc, lưu trữ;
- Các yêu cầu khác:
- Trung thực, cẩn thận, chi tiết, thân thiện, năng động, hiệu quả.
- Có khả năng làm việc nhóm, ham học hỏi, cầu tiến, khéo léo trong giao tiếp, nắm bắt và truyền đạt thông tin chính xác.
- Chịu được áp lực công việc cao, có khả năng làm việc độc lập và theo nhóm tốt;