1. Tóm tắt nhiệm vụ:
Phụ trách làm việc với các phòng/ ban thuộc khối xây dựng & Phát triển dự án;- Làm đầu mối liên lạc, trao đổi công việc, thông tin giữa các bộ phận với Phó Tổng Giám Đốc
- Tham mưu cho Ban TGĐ về lĩnh vực chuyên môn.
2. Nhiệm vụ và chi tiết các nhiệm vụ (Main duties & responsibilities)
- Sắp xếp, theo dõi và nhắc lịch làm việc cho Phó Tổng Giám đốc;
- Soạn thảo các hệ thống, Quy trình, văn bản, công văn, tờ trình, báo cáo, thư tín của Phó TGD, sắp xếp và lưu trữ văn bản;
- Xây dựng Form mẫu về hợp đồng, quản lý xây dựng, chất lượng, kỹ thuật, cung ứng..vv..vv.. cho Nhà thầu/ nhà cung cấp/ nhà phân phối, tổ đội ..vv..vv..
- Xây dựng tài liệu danh mục sản phẩm, tài liệu kỹ thuật, Profile … cùng bộ phận kỹ thuật và Marketing cho khách hàng;
- Hỗ trợ cho Phó TGĐ trong việc trong quá trình tiếp cận thông tin, quản lý và giám sát và điều hành hoạt động của khối xây dựng và Phát triển dự án, đảm bảo công việc được thực hiện mang lại hiệu quả cao nhất;
- Lập báo cáo, đọc và tập hợp thông tin các báo cáo được chuyển đến Phó TGĐ;
- Truyền đạt thông tin và theo dõi việc thực hiện các chỉ thị của Phó TGĐ đến các Ban/Bộ phận theo chỉ đạo. Hỗ trợ Phó Tổng Giám đốc theo dõi tiến độ/hiệu quả công việc của các Trưởng đơn vị/ phòng ban;
- Tiếp nhận và xử lý thông tin theo phạm vi công việc của Trợ lý Phó Tổng giám đốc. Tổ chức, sắp xếp công việc cẩn thận, chính xác, khoa học, chu đáo với các loại hồ sơ, văn bản, hợp đồng kinh tế…và công việc của một Thư ký/ Trợ lý;
- Kết nối với văn phòng, các bộ phận để xử lý các vấn đề phát sinh với đối tác, khách hàng, cơ quan nhà nước… theo yêu cầu của Phó TGĐ;
- Hỗ trợ Phó TGĐ trong triển khai, theo dõi, giám sát hoạt động của Công ty, thúc đẩy, hỗ trợ các đơn vị hoàn thành nhiệm vụ, mục tiêu công việc theo yêu cầu của Phó TGĐ;
- Kết hợp với các bộ phận liên quan để đưa ra kế hoạch & triển khai việc cung ứng hàng hóa và tiến độ xây dựng một cách đầy đủ, chính xác và kịp thời với kế hoạch xây dựng;
- Kiểm soát, đánh giá, phân tích báo cáo, tổng hợp và đưa ra các phần báo cáo không hợp lý từ các Báo cáo công việc của các Phòng/ Ban và các số liệu về kế hoạch về chỉ tiêu, dự chi và thanh toán hàng tháng/quý cho khối Xây dựng;
- Đôn đốc, giám sát các hoạt động nhằm đạt mục tiêu tháng/quý /năm khối xây dựng và PTDA. Giám sát, nhắc nhở và đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên và đề xuất, khen thưởng, xử phạt nhân viên theo đúng quy định;
- Phối hợp phòng Hành chính nhân sự trong việc: tuyển dụng, đào tạo, sơ đồ tổ chức, tiêu chí KPI, rà soát KPI, chính sách lương thưởng của Khối Xây dựng và PTDA;
- Xây dựng hệ thống, quy trình tương tác Khối Xây dựng & PTDA với các bộ phận khác trong nội bộ và với hệ thống khách hàng;
- Liên hệ và làm việc trực tiếp với khách hàng dưới sự điều động hoặc ủy quyền của Phó TGĐ;
- Thực hiện và hỗ trợ các công tác hành chính văn phòng khác như: admin, ngoại giao, tổ chức sự kiện của Công ty, tổ chức công tác hậu cần của văn phòng và các cấp quản lý trong Công ty;